¿Por qué tu empresa necesita cumplir la normativa para crecer?

El cumplimiento de las normas SOC es crucial para las organizaciones de servicios. Existen varias normas de cumplimiento y acreditaciones que tu empresa debe seguir y cerciorarse de cumplirlas, como ISO 27001, NIST 800-53 y FEDRAMP, por nombrar algunas. Pero podría decirse que la más reconocida y respetada es SOC, abreviatura de Systems and Organization Controls (controles de sistemas y organizaciones).

¿Cuándo es necesaria una auditoría SOC para mi empresa?

Las empresas que ofrecen servicios a otras organizaciones son el público objetivo de las auditorías y el cumplimiento del SOC. Por ejemplo, una empresa que gestiona pagos para otra que ofrece servicios de alojamiento en la nube podría requerir el cumplimiento de SOC. A los proveedores de Servicios Administrados (MSP) y de software como servicio (SaaS) también se les suele pedir que proporcionen un informe SOC a sus clientes.

El cumplimiento del SOC tiene por objeto demostrar a los clientes de un proveedor de servicios que una empresa puede realizar los servicios para los que ha sido contratada. Los clientes de una empresa suelen tener un conocimiento limitado de su configuración, lo que hace difícil confiar en su capacidad para proteger información crítica, etc.

En una auditoría SOC, un auditor externo verifica los sistemas y controles del proveedor de servicios para garantizar que puede prestar los servicios requeridos. El cumplimiento con el SOC no suele exigirse para operar en un sector concreto, a diferencia de la conformidad con la norma PCI DSS, que se exige para procesar datos de tarjetas de pago. Sin embargo, aunque la conformidad SOC no es legalmente obligatoria, las empresas y los clientes la solicitan regularmente como parte de su marco de Vendor Risk Management (VRM).

SOC 1, SOC 2, SOC 3 – entiende lo que necesitas

Hay tres tipos diferentes de informes SOC: SOC 1, SOC 2 y SOC 3. A la hora de decidir qué informe es el mejor para tu organización, primero deberás tener un conocimiento sólido de lo que tus clientes esperan de ti. Dado que SOC 1 y SOC 2 son los informes SOC más utilizados, es fundamental comprender sus diferencias.

Un aspecto clave cuando se trata de estos diferentes tipos de informes SOC es que cada uno está pensado para usos diferentes. Por lo tanto, ofrecer un SOC 3, por ejemplo, no significa que sea mejor o peor que un SOC 1. Sirven para fines distintos. Qué informe SOC vas a necesitar es algo que tu organización tendrá que pensar detenidamente antes de someterse al proceso de auditoría SOC.

Los informes SOC 1 y SOC 2 se diferencian en que SOC 1 hace más hincapié en la información financiera, mientras que SOC 2 se centra más en el cumplimiento y las operaciones.

En cambio, los informes SOC 3 no son tan frecuentes. Este tipo es más bien una extensión del SOC 2: contiene los mismos datos, pero no es tan detallado. No profundiza tanto como los informes SOC 2 en aspectos como los procedimientos, los resultados de las pruebas y los controles del sistema.

Algunos antecedentes de la norma SOC

El Instituto Americano de Contables Públicos Certificados (AICPA) desarrolló los Controles de Sistemas y Organizaciones (SOC). Se trata de los procedimientos creados para garantizar el cumplimiento de las políticas relacionadas con las operaciones empresariales, las leyes y normativas, y los informes financieros en el contexto de los informes SOC.

Cuando se lleva a cabo una auditoría de controles internos, este auditor autorizado redacta un informe SOC en el que los usuarios del servicio pueden confiar para evaluar con precisión los controles del auditado.

El tipo de información que proceses para tus clientes determinará qué informe SOC es mejor para tu empresa. Por ejemplo, un informe SOC 1 seguramente será necesario si ofreces servicios de procesamiento de nóminas. Un informe SOC 2 es necesario si alojas o procesas datos de clientes.

Proceso de auditoría SOC

Tendrás que trabajar con un auditor independiente para cumplir la normativa y obtener un informe SOC. Un tercero independiente evalúa el alcance, el diseño y/o la eficacia operativa de tus procesos de control interno. El alcance del informe SOC lo determinarán conjuntamente tú y tu auditor.

Existen programas informáticos que ayudan a gestionar el cumplimiento, pero no hay una llave mágica. La última palabra la tiene el AICPA.

Un contador público o una empresa de contadores públicos auditarán tu empresa. Identificarán cualquier brecha en tus controles y, una vez subsanada, te certificarán como conforme con el SOC (1 o 2). Entonces podrás proporcionar este informe SOC a tus clientes, que confiarán en él porque está estandarizado y sólo puede ser realizado por profesionales certificados.

Hay varias razones por las que deberías cumplir las normas SOC. En primer lugar, muchos de tus clientes realizarán auditorías anuales de todos sus servicios. A medida que tu empresa crezca, aumentará el número de auditorías. Si cumples las normas SOC, podrás proporcionar un informe SOC en lugar de tener que ocuparte de auditorías individuales.

Tus clientes, tenlo por seguro, no quieren someterse a auditorías individuales. Muchas empresas, sobre todo las más grandes, se negarán. Para ellos es SOC o nada. Y normalmente, estos son los clientes que quieres asegurar y retener.

Informe SOC 1

Basándose en la norma SSAE 18, el informe SOC 1 se centra en la eficacia de los controles internos de una organización de servicios que pueden ser relevantes para el Control Interno sobre Información Financiera (ICFR) de tu cliente.

Informe SOC 2

Una auditoría SOC 2 examina los controles internos, las políticas y los procedimientos que están directamente relacionados con la seguridad del sistema de una organización de servicios. El informe SOC 2 se creó para determinar si las organizaciones de servicios cumplen los Criterios de Servicios de Confianza, que incluyen seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad. Estos principios se aplican a los controles internos no relacionados con el ICFR.

CYREBRO posee un certificado SOC 2 que demuestra el compromiso de CYREBRO para garantizar que los datos de sus clientes estén seguros, protegidos y disponibles en todo momento. Además, el informe SOC 2 de CYREBRO verifica que los procesos y procedimientos estándar del sector son eficaces.

Informe SOC 3

Un informe SOC 3, al igual que un SOC 2, se basa en los Criterios de Servicios de Confianza, pero hay algunas diferencias. Como ya se ha mencionado, son más bien de uso general y no son tan detallados como los informes SOC 2. Otra gran diferencia es el nivel de privacidad. Los informes SOC 3, al ser de uso más general, pueden distribuirse abierta y libremente, a diferencia de los informes SOC 2, que son privados.

Diferentes tipos de retos y plazos

La mayoría de las empresas no necesitan cumplir las normas SOC cuando empiezan. Sin embargo, la conformidad con el SOC suele ser necesaria para destacar en el mercado y conseguir grandes contratos. Los clientes deben exigir el cumplimiento del SOC antes de solicitar el derecho a auditar sus sistemas.

Es fundamental planificar con antelación una auditoría de Tipo 2 porque exige evaluar el entorno de una empresa a lo largo del tiempo. Los auditores no emitirán un informe de cumplimiento hasta que se haya completado el periodo de auditoría de seis meses o un año, así que comienza el proceso antes de que sea necesario. Este periodo de seis a doce meses garantiza que las organizaciones han aplicado los procesos y procedimientos para los que disponen de documentación, y que estas medidas de protección son eficaces.

Cumplimiento de SOC2 y ventajas para los MSP

Cuando un MSP se somete a una auditoría SOC 2, demuestra que está comprometido a ofrecer servicios seguros y a garantizar que los activos de seguridad de la información de sus clientes están protegidos. Como resultado, la conformidad con SOC 2 puede ayudar a los MSP que dependen de la calidad y la seguridad de sus sistemas para su reputación, continuidad empresarial, ventaja competitiva y marca.

Los MSP dependen de la confianza como proveedores. ¿Por qué querrían los clientes utilizar sus servicios si no pueden confiar en ellos? Si tu empresa sufre una filtración de datos, el daño a tu reputación se propagará como un virus. Una vez que tu empresa ha sido atacada de forma efectiva, y los sistemas de información de tus clientes se han visto comprometidos, has puesto a tu empresa en un camino plagado de dificultades e inseguridad.

En resumen, tu reputación se verá alterada a largo plazo. Empezarán a aparecer demandas y multas, los clientes dejarán de creer en ti y los posibles clientes dejarán de preguntar por tus servicios. Asegurar tus sistemas y demostrar que eres, de hecho, un MSP seguro es esencial para la supervivencia de tu empresa.

Si persigues el cumplimiento de la norma SOC 2 y recibes la certificación, dispondrás de una nueva herramienta que te ayudará a posicionarte como una organización fiable y segura. Por último, a medida que aproveches los servicios de terceros, es importante que preguntes por sus procesos y procedimientos; un informe SOC da fe de su compromiso con la seguridad.